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Guarda documentos: o que preciso saber?

Falta espaço para armazenar papéis importantes? Então, saiba que o serviço de guarda documentos é a melhor solução para esse problema, dando acesso à área que você precisa.

Não conhece o guarda documentos? Sem problemas! Aqui, você confere todos os detalhes sobre essa solução, entende como ela funciona, entre outros pontos essenciais. Continue a leitura e descubra!

O que é o guarda documentos?

O guarda documentos é um serviço de armazenamento de papéis importantes, normalmente prestado por uma empresa de self storage. 

Ele viabiliza o aluguel de uma área de armazenamento, também chamada de box, na qual o cliente guarda os documentos que quiser, pelo tempo que necessitar.

Como funciona o guarda documentos?

O serviço funciona de maneira simples, por isso é uma excelente alternativa para quem não abre mão da praticidade. Primeiro, é importante encontrar a melhor empresa de guarda documentos.

Depois, deve-se escolher o box de guarda documentos, ou seja, a área de armazenamento. Tenha o cuidado de eleger o box num tamanho adequado, para assegurar que consiga guardar todos os papéis que precisa.

Então, feche detalhes sobre a locação de guarda documentos, o que envolve pontos como o pagamento. Quando finalizar esse passo, a área de armazenamento é liberada para uso pelo cliente.

Na locação de box de guarda documentos em empresa de self storage, o próprio cliente faz o armazenamento no box. Este é um detalhe que ajuda a manter a confidencialidade das informações dos papéis.

Após o armazenamento, o cliente fecha o box e leva a chave consigo ao ir embora. Somente ele tem acesso à área, conseguindo realizar retiradas e novos armazenamentos sempre que quiser.

Caso tenha necessidade de trocar o box por um maior ou menor, conseguirá fazê-lo se houver disponibilidade. Neste caso, há um ajuste no valor pago mensalmente no aluguel de guarda documentos.

Quando não precisar mais utilizar o serviço, poderá suspendê-lo sem complicações. A proposta é sempre garantir máxima praticidade ao cliente.

Quais são os benefícios do guarda documentos?

Ainda está em dúvida se vale a pena contratar o guarda documentos? Trata-se de um serviço que tem benefícios únicos em comparação a outros de armazenamento. A seguir, você confere quais são os principais:

Preservação de documentos

O serviço viabiliza o armazenamento adequado de documentos, mantendo-os organizados e protegidos contra danos ou perdas. Por isso, é possível preservá-los, deixando-os em bom estado para quando precisar utilizá-los.

Otimização do espaço

Ao transferir o arquivo de documentos para o box, dá para otimizar o espaço no imóvel. Há um ganho de área, bem como de organização e funcionalidade, compensando a contratação. Inclusive, o uso do serviço faz toda a diferença quando se tem imóveis pequenos, com área de armazenamento reduzida.

Uso descomplicado

O guarda documentos se caracteriza por ter uso descomplicado, sem dar trabalho ao cliente. A contratação é desburocratizada, o acesso ao box é rápido e o armazenamento é feito de maneira simples.

Melhor custo-benefício

Em comparação a serviços de armazenamento tradicionais, o guarda documentos tem o melhor custo-benefício. Ele ajuda a preservar papéis importantes, a otimizar o espaço, tem uso prático e preço baixo. Logo, é a melhor solução para armazenar seus documentos.

Quando contratar um guarda documentos?

Está pensando em contratar, por exemplo, um guarda documentos Niterói, mas não sabe ao certo quando o serviço é a melhor alternativa?

Há uma dica simples para resolver essa dúvida: o guarda documentos é a solução ideal sempre que precisar de espaço para armazenar esses papéis corretamente, reduzindo o risco de perdas e de danos.

Dá para contratar o serviço para armazenar documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, entre outros. Pode ser contratado por pessoas físicas, mas é especialmente mais indicado para pessoas jurídicas.

O guarda documentos é seguro?

Quem nunca utilizou o serviço costuma ficar em dúvida se o guarda documentos é seguro. O serviço é seguro, porém somente se a empresa investir na proteção de sua unidade e itens armazenados.

Uma empresa segura de guarda documentos tem estacionamento privativo, box de uso exclusivo do cliente (sem dividir o espaço com outros contratantes) e sistema de proteção com portaria com acesso controlado, alarmes e monitoramento 24 horas.

Por isso, antes de fechar o contrato é sempre importante verificar se a empresa tem esse cuidado. Assim, terá muito mais tranquilidade sobre a segurança de seus documentos e do espaço.

O que considerar ao escolher a empresa de guarda documentos?

Ao contratar o serviço de guarda documentos, é importante considerar alguns pontos essenciais para aumentar suas chances de acertar na escolha da empresa. A seguir, indicamos quais são esses pontos:

Localização da empresa

Ao contratar um guarda documentos em qualquer cidade, dê preferência para a empresa que tem localização estratégica, próxima das principais vias da região. Assim, conseguirá chegar com facilidade à unidade.

Segurança

A segurança é um ponto fundamental ao contratar, por exemplo, guarda documentos Salvador. Verifique se a empresa possui sistema de proteção e se os boxes são de uso exclusivo do cliente.

Estrutura de armazenamento

Decidiu contratar guarda documentos em alguma cidade? Então, verifique como é a estrutura de armazenamento da empresa. Ela oferece boxes de vários tamanhos? Eles são tratados contra mofo e pragas? Prefira sempre a que possui estrutura completa para lhe atender.

Diferenciais

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração são os diferenciais da empresa e do serviço. A prestadora de serviço tem experiência e é reconhecida no segmento? Tem estacionamento próprio? Permite ao cliente acessar o box quando quiser? O horário de atendimento é flexível? Quanto mais diferenciais tiver, melhor!

Custo-benefício do serviço

Quando contratar guarda documentos em Ribeirão Preto ou outros locais, sempre defina pelo melhor custo-benefício e não pelo menor preço. 

Tenha em mente que valor baixo nem sempre é sinônimo de qualidade e você pode pagar menos, mas ter um serviço que deixa a desejar na segurança e preservação dos documentos, por exemplo.

Portanto, sempre considere o custo-benefício do serviço, dando preferência para a empresa que oferece mais vantagens e que tenha o melhor preço, tendo em mente tudo o que disponibiliza. Entre em contato com a Guarde Mais!

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